Datapolitik

1. Introduktion

Board Network – The Danish Professional Directors Association (“BN”, “vi”, “os” eller “vores”) er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandørers, samarbejdspartneres og vores medarbejderes oplysninger, herunder personoplysninger. Vi er stærkt engageret i at beskytte personoplysninger og arbejder kontinuerligt for at sikre løbende overholdelse af databeskyttelseslovgivningen, herunder databeskyttelsesforordningen.

Når BN i forbindelse med levering af konsulent- og rådgivningsydelser behandler personoplysninger, anser vi os for databehandler, da vi behandler dem på vegne af vores kunde og efter kundens instruks. I disse tilfælde sikrer vi at indgå en databehandleraftale med vores kunde, der indeholder instruks og vilkår for BN’s behandling af personoplysninger.

Når BN afholder konferencer og seminarer samt når BN udarbejder analyser og udfører undersøgelser, anser vi os for dataansvarlige, lige såvel som når vi udfører visse andre ydelser og behandler personoplysninger i forbindelse med administration af vores samarbejder mv., hvor BN bestemmer formålet med behandlingen.

Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om BN’s behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlig, som du kan læse mere om nedenfor.

 

2. Vores behandlingsaktiviteter

Du kan læse mere om, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor.

 

2.1. Kundesamarbejdet

Vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med vores kunder, herunder potentielle kunder, samt eventuelt særligt indbudte gæster ved vore arrangementer. Vi indsamler alene de personoplysninger, der er nødvendige til aftalte formål, og vi beder vores kunder om kun at dele personoplysninger, hvor det er strengt nødvendigt til disse formål.

Hvilke oplysninger indsamles

Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på kunder, samt navn, titel, telefonnummer og e-mail på eventuelle kontaktpersoner hos kunden.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler almindelige personoplysninger med det formål at kunne opfylde aftalen med kunden, herunder

  • levere ydelserne
  • fakturere
  • kvalitetsstyre og -kontrollere

Endvidere er behandlingen nødvendig for, at BN kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, herunder:

  • styre vores forhold til kunder,
  • udvikle vores forretning og tjenester (fx identificere kundebehov og forbedringer i serviceleverancen),
  • varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer, som er stillet til rådighed for eller benyttes som led i serviceringen af kunden,
  • administration og styring af vores hjemmeside, systemer og applikationer og
  • foretage statistisk behandling og forretningsudvikling.

 

2.2. Leverandør- og samarbejdspartneradministration

Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere.

Hvilke oplysninger indsamles

Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere og, hvor det er relevant, at yde professionelle serviceydelser til vores kunder.

Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn i at kunne opfylde kontrakten med leverandøren eller samarbejdspartneren.

 

3. Behandlingssikkerhed

Informationssikkerhed er den forretningsrisiko, der er prioriteret højest i BN. Vi arbejder seriøst og professionelt med infomationssikkerhed, og tager udgangspunkt i internationalt anerkendte sikkerhedsstandarder. Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for såvel kundeoplysninger, personoplysninger og andre fortrolige oplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

 

4. Kilde

BN indsamler personoplysningerne direkte hos dig og/eller tredjemand, f.eks. vores kunde, eller hos offentlige myndigheder

 

5. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor.

 

5.1. Tredjeparter, der leverer varer eller ydelser

Vi benytter tredjeparter, f.eks. underleverandører, i forbindelse med levering af vores ydelser. Sådanne tredjeparter kan i den forbindelse få udleveret personoplysninger, der er nødvendige for, at de kan levere den aftalte ydelse.

BN indgår de aftaler, der er nødvendige for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads for at beskytte oplysningerne og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser.

 

6. Tidsrum personoplysninger behandles

BN sletter personoplysninger, når BN ikke længere har et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. Opbevaringsperioden er fastsat i forhold til de forpligtelser, BN er underlagt i henhold til gældende lovgivning, BN Netværk, revisortilsyn, andre offentlige myndigheder, samt til sikring af dokumentation.

 

7. Dine rettigheder

Som registreret har du visse rettigheder, som BN som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde.

Du kan kontakte BN og få indsigt i, hvilke personoplysninger BN behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Hvis du ønsker at dine personoplysninger bliver slettet, at BN begrænser behandlingen af dem, eller ønsker du at gøre indsigelse mod BN’s behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte BN. Du kan endvidere kontakte BN, såfremt du ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet.

Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os. Hvis du ikke længere ønsker at modtage e-mails med information om BN og markedsføringsmateriale fra BN, kan du let framelde dig ved at klikke på ”afmeld nyhedsbrev” i den relevante e-mail, du har modtaget fra os.

 

8. Ændringer i denne databeskyttelsespolitik

Vi anerkender, at gennemsigtighed er et løbende ansvar. Vi vil derfor løbende gennemgå og opdatere denne databeskyttelsespolitik.

Databeskyttelsespolitikken er opdateret den 21. maj 2018.

 

9. Kontakt

Dataansvarlig er Board Network ApS, Grønningen 25, 1270 København K, Danmark.

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os:

B0ard Network
Grønningen 25

1270 København K
Telefon: 21 28 28 82
e-mail: databeskyttelse@boardnetwork.dk

10. Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til databeskyttelse@boardnetwork.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over BN’s behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Regler

De regler der gælder for BN’s behandling af dine personoplysninger findes i:

Persondataloven (indtil 25. maj 2018)
Databeskyttelsesforordningen (efter 25. maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter 25. maj 2018)